电子表格的历史:The history of SpreadSheet

我想只要是从事互联网行业的人,应该不存在没有碰过 Excel 的人吧?可能我们已经习惯于用 Excel 处理各种报表、数据,然后用 Excel 做数据分析、绘制曲线图等等,似乎这些已经是天经地义的事情,就像我们把文件放到一个个文件夹一样自然,或者把水龙头开开有自来水一样,丝毫没有觉得这类「电子表格」工具有值得深思的地方。

但熟悉就意味着开始忽略细节,我们已经很少思考这些工具带给我们的启示。Howard Rheingold 在信息产业启示录般的《Tools For Thought》一书的引言中写道:

除非你知道思维增强技术从何而来,否则你无法猜测它将走向何方。 You can’t really guess where mind-amplifying technology is going unless you understand where it came from.

Via Howard Rheingold

从 Airtable 为代表的 Nocode 工具开始,到近期因为疫情导致的 Remote 办公风潮的兴起,在面对未来迷茫的时候,答案其实往往蕴藏在过去的历史中。所以本文回溯了电子表格从 1978 年的创造史,到今天 Airtable 的现状,看看能否从历史的浪潮中,找到新的机会所在(或者说找到古典产品经理的尊严😃)。

哦对了,从某种意义上说,Excel 是世界上最常用的编程语言和用户界面工具,同时也是使用最多的数据库。

1. 电子表格的诞生

Bricklin 毕业于麻省理工学院,在那里 —— 这对他 1978 年下午的想法至关重要 —— 他曾与计算机打过交道。在决定上研究生之前,他曾在两家主要的计算机公司工作过 —— 先是在王安( Wang )公司,然后是数字设备( Digital Equipment Corporation )公司,他帮助设计了一个文字处理程序。和大多数哈佛 MBA 考生一样,他也想成为一名商人,但更多的时候,他还是更喜欢探究技术领域。

1978年的那天,Bricklin 在思考一个问题,那就是如何利用他所知道的计算机知识来帮助他搞定金融课上的任务:和其他几个学生被要求预测一家公司收购另一家公司带来的复杂财务影响。

VisiCalc running on Apple IIc, 1983. 

Bricklin 和他的同学们需要账目表,通常被称为电子表格(Spreadsheets)。只有在电子表格的淡绿色格子上认真填写,他们才能准确地了解合并的情况和后果。账本上的一行可能代表某类收入的支出;一列可能代表某段时间 —— 一天、一个月、一年。用手指划过一排数字,比如说,一排数字代表某处房产的抵押贷款付款,水平行的每一个 “单元格 “中的数字就是该垂直列所代表的时间段内支付的数字。在表格的某处,这些列和行将被计算出来,这些信息将被输入到更大的表格中。

但是问题来了,一旦一个地方出错,或者仅仅是一些参数的改变,基本上上述动作就要重新再来一遍,这种枯燥乏味的工作,很少有获得哈佛 MBA 学位的人愿意去做。当时流行的分工是这种低级的体力活儿应该交给会计、秘书等人完成。而他们这些天之骄子,主要是在大型机上完成更高端的动作「数学建模」 —— 此时风靡一时的个人微型机 AppleII ,刚刚发布才一年。

Bricklin 思考:为什么不在微型计算机上制作电子表格呢?

为什么不设计一个程序,在电脑屏幕上生成一个绿色的、会发光的账本,这样计算结果和最终的表格就能被 “计算 “的人看到呢?

Why not design a program that would produce on a computer screen a green, glowing ledger, so that the calculations, as well as the final tabulations, would be visible to the person “crunching” the numbers?

Bricklin 在哈佛的老师认为他是在浪费时间:一个经理人为什么要在那些 “玩具 “电脑上做电子表格?秘书和会计以及DP公司的那些人下来做什么?

但 Bricklin 并不打算停下来,他和一位来自麻省理工学院的计算机程序员朋友Bob Frankston 一起,开始着手开发第一个电子电子表格程序。程序通过一张软盘在当时全新的苹果个人电脑上运行。Bricklin 和 Frankson 在 1979 年底发布了VisiCalc( 这个名字来自于 Visible Calculation )。

Bob Frankston (standing) and Dan Bricklin, 1982. 

另外,从某种意义上说,电子表格其实创造了 PC 市场,属于「杀手级应用」,否则 AppleII 还真的只是个摆设(就像今天的 VR 设备一样)。乔老爷(Steve Jobs)在1984年的一次采访中不情愿的说道:

VisiCalc … propelled the … success [of Apple] … more than any other single event

https://www.youtube.com/watch?v=IU96Pd_npn4

关于 Excel ,这里面还有乔老爷和盖茨老爷的两个小八卦

  • 微软 Excel 的第一个版本是为苹果公司编写的。事实上,微软是受史蒂夫 · 乔布斯的委托,为苹果当时正在进行的一个非常秘密的项目编写一个图形界面的电子试算表: Lisa 和第一台 Macintosh,以及他们第一个个人电脑的图形用户界面。微软为 Mac 电脑提供了 Excel,但同时也秘密开始了自己的项目。这个项目最终变成了微软的 Windows。乔布斯认为这是一种背叛,因此开始了乔布斯和比尔·盖茨之间的竞争,直到2011年乔布斯去世,这种竞争一直没有结束
  • 微软 Windows 2.0 的商业发行是在 1987 年 11 月开始的。不是作为 DOS 之上的独立的图形用户界面,而是作为 Microsoft Excel 的图形用户界面。单机版的发布是在次月推出的,不过这还是说明了 Excel 的重要性。

2. 电子表格给世界带来的变化

电子表格给世界带来的变化,不亚于复式记账簿。有了电子表格之后,商人们只需要将数字输入,就能看到输出是什么 —— 就像油画之于素描。并且在微机上运行的电子表格打破了大公司的层级结构,将权利下放给更多人,甚至自己不需要依赖于数据部门就能搞定 —— Lotus 1-2-3 的创始人 Mitch Kapor 这么评价道:

 “想象一下,电子表格就像横贯大陆的铁路。它加速了这一运动,使之成为可能,并改变了国家的发展方向。” 

 “The spreadsheet in that comparison is like the transcontinental railroad. It accelerated the movement, made it possible, and changed the course of the nation.”

正如麦克卢汉所言「我们塑造了工具,然后我们的工具又塑造了我们」 ,电子表格从一种工具变成了一种世界观 —— 用数字来看待事实。而在此之前人们并没有这种能力来快速的进行统计和计算,所以许多时候都要依靠「拍脑袋」和「经验」。

电子表格的发明,不仅仅是十倍于提高效率(以前十个小时的活儿几分钟就搞定了),而且还能帮助企业跟踪以前没有被量化的事情或者忽略的事情,许多数据的更新可以从季度变成月度 —— 与 Dan Bricklin 一起设计 VisiCalc 的程序员 Bob Frankston 指出,「即时数据,在过去是一种奢侈的东西,很快就成为一种必需品。电子表格工具正在塑造着我们。人们会对决策的定量而非定性理由的需求越来越多,」他说。「在过去,在电子表格之前,人们会采取猜测的方式。现在,他们觉得有义务去运行数字。」(记得当年 Google Analytics 支持实时数据的时候惊为天人)。

然而,真正让电子表格用户着迷的并不仅仅是即时的数据,而是「如果」的因素:创建情景、探索假设的发展、尝试不同的选择的能力。正如一位高管所说的那样,电子表格让用户可以在电脑中创建并尝试 「虚拟业务」 —— 这就像我们每个季度来做下季度预测一样,哪些参数的变化会带来什么结果,在今天我们认为习以为常,而在当时,这是一种新的「权利」。

但并非一切都是积极的,当年留下的问题到现在其实还在。电子表格再怎么推演的数据,也仅仅是「假设的数据」,但真实世界的参数会很多,预测的结果往往大相径庭。而通过各种数据的演示,电子表格(或者说「用数据说话」)成为了一种雄辩的技巧而非提高生产力 —— 虽然我们都知道数字可以被任意解读,但是大家还是会觉得一大堆数字甩出来的时候,感觉可信度极高。

这些问题不仅存在于今天,早在 1984 年的时候就已经让大家头疼了。

3. 人们在用电子表格做什么?

世界上几乎所有的电子表格都用于以下三种用途之一( via The 3 types of spreadsheets – The GRID Blog)

小型数据库 | Small databases

无论何时需要收集任何数据,普通用户都会首先启动电子表格:比如联系人列表、库存清单、统计到岗时间。这些文件中通常没有多少公式,而且与其他电子表格相比,内容往往文本很多。这些文件通常很小(少于1,000行数据)并包含二维数据。不过,偶尔你会在用户创建的电子表格中看到更复杂的数据结构:

  • 多维:一个表中的多个表头通常会增加一个维度,但显然仍然用二维网格来表示(这里有一个简单的多维数据介绍)
  • 层次结构:表中的某些行属于较低级别,并在更高级别的操作中引用(比如原始数据的汇总和统计之后的再计算)
  • 关系型:一个工作表上的数据引用了另一个工作表上的详细信息,或者其他行列出了父工作表的子工作表(比如数据透视表)

建模 | Models

这些文件通常都是大量的数据,它们的定义特征是其中包含公式。也就是说 用户正在计算一些东西。

  • 预测:从一组相对较小的输入参数生成大量数据的情况。一个常见的例子是基于一组假设的财务预测(通常是由20个假设产生的1000个数字)
  • 分析:从大量数据中计算出一小组数据,通常导出其他一些系统。一个典型的例子是根据从零售系统导出的数据按年龄组计算客户的平均支出。在这种情况下,电子表格直接与专门构建的 BI 系统竞争,并在许多方面取得了胜利 —— 时至今日依旧如此,毕竟自己操作还是比委托别人效率更高。
  • 计算:这是最多样化的子类别。在这里你会发现人们正在电子表格中进行各种计算,但是输入和输出变量的数量之间的平衡更好。这里的一个例子可能是抵押贷款计算器或者个人所得税计算等。

处理业务流程 | Business Processes

这种场景往往被忽略但是却很常见,一个简单的例子可能是工作场所的午餐订单:在11:30之前填写电子表格,订单就会发出。

组织中的每个部门都必须填写电子表格模板,并在月底之前将其提交给人力资源或财务部。在那里,一些糟糕的后台办公室人员将数据汇总到另一个电子表格中,将结果输入到工资单系统中,并发送给要去做演示 PPT 的人。这些电子表格通常伴随着正式或不那么正式的工作流程,它们依赖于到处发送电子表格,并且需要通知人们这些存在服务器或者云端的表格发生了变化。

许多公司耗费巨资开发了内部系统,往往不久之后就回滚(也可以说是滚回)到电子表格系统。

4. 为什么今天适合重新设计电子表格?

事实上,电子表格存在严重的缺陷:

  • 它们很容易出错并且难以测试
  • 它们背后的逻辑是不透明的,除了作者之外的人很难理解(甚至在几个月后再看电子表格各种复杂引用的时候,作者也很难理解)。
  • 它们在很大程度上是一个单用户、桌面工具,而不是网络的 「原生 」公民。与在本地机器上运行的 Microsoft Excel 的强大功能相比,在线电子表格还是相当基础的,但更糟糕的是:除了(一些)协作功能之外,它们基本上是将桌面 – 客户端的隐喻转移到浏览器中运行的客户端上,很少注意到在 “云端 “运行时真正不同的东西。

而从另一个角度来看,计算机科学的一个关键思想是三层架构:

  •  data 数据 —— 现代网络系统中的“数据层”通常存在于关系数据库
  • logic 逻辑 —— “逻辑层”通常是服务器端代码和前端代码的组合。服务器端代码可能类似于 Python,而前端代码通常是 JavaScript。
  • presentation 展示 —— 人们实际看到的东西——是用 HTML 和 CSS 编码的。通常,刚开始的时候还会涉及到许多其他的技术。

如果想完成一个简单的从数据输入,到计算,再到展示,需要学会几十种语言 —— 太复杂了。

这里简单展开下 Airtable 的答案(或许还有很多别的答案,因精力问题还未研究那么多)。

与 Excel 的单元格不同(通常限于字母或数字等数据类型),Airtable 的网格表示许多不同的数据类型 —— 包括文件、联系人和事件等等。用户可以查看和操作许多不同类型的数据。通过允许用户在一个基于网格的布局中处理多种不同的数据类型(也就是不同的 View),试想其实我们的日程本、Teambition 中的看板、todolist、甚至 Blog 的文章,其实仅仅是数据库数据的不同展示而已 —— 从这个角度来看,许多创业公司做的事情,其实也就是一个 Excel 的子应用而已😎

另外在 2015年4月 推出的 API Builder 和嵌入式数据库功能则将其推到了一个新的高度 —— 因为它允许用户从底层数据库中提取记录,并将这些数据无缝地集成到外部应用程序和网站中。嵌入数据的能力对于那些缺乏使用 Airtable API 的技术能力的不太懂技术的用户来说是超级棒的方案。

恰巧我就有个实际的案例:之前帮朋友处理几家店铺调货的问题,对于电脑操作技术不高的服务员来说,教会他们用库存管理系统实在是太复杂了。而纵观他们的日常操作,其实就是在微信群里面吼一声,然后打开电脑上的 excel 查看下数据然后再回到微信群里面吼一句。我们的思路大概是希望通过 @微信机器人 来帮他们实时查看库存。

如果换做传统的开发,我们除机器人之外,还要建立复杂的数据库和运行环境。而利用了 Airtable 的 API 之后,只需要个别人维护下表格,其他人直接在群里面@机器人查询,然后机器人后端直接通过 API 调用 Airtable 的数据,极大地节省了后端的开发,而整个操作也比之前他们买的不知名的库存管理软件要友好的多。

所以,随着算力增加和设备的全面联网,整个时代的基础设施已经可以试图解决上面的三个问题了 —— 这也是 Nocode 兴起的原因。

5. 一些关于电子表格的数据与观点:

12 亿人使用微软办公软件( WindowsCentral,2016年3月) ,他们中的大多数至少有机会使用微软 Excel

微软认为世界上每五个成年人中就有一个使用 Excel (“微软 Excel 的最新发展[5]” ,2017年9月)

Excel 是招聘广告中提到的第一技能,大约有三分之一的招聘广告提及! (Indeed.com Job Trends, 2017年6月)

2010 年,RescueTime 发现,约 25% 的电脑用户每天都在使用 Excel,在任何地方的电脑上花费的时间中,约有 2% 的时间是在使用 Microsoft Excel,仅次于电子邮件软件 —— 大概还有网页浏览器。

电子表格确实是为数字分析和财务计算而优化的。但几乎90%的电子表格都没有公式。大多数是用来整理的。” —— Howie Liu,Airtable创始人

有一种假设认为,软件必须包括字面上的代码编写。这是一件很难摆脱的事情,因为我们已经通过编写代码构建了很多东西。但是当你考虑一个有用的应用程序,尤其是在一个公司用例中的 B2B 内部工具中,这些工具构成了大量的软件,消耗的代码行数,大多数主要是一个关系数据库模型,它的关系数据库方面不是一个任意的格式 —— Howie Liu,Airtable创始人

后记

本篇文章是《About Spreadsheets》 的概述版本,首发在「产品沉思录」邮件组,后续还会有类似的研究。

另外完整版本里面还有关于整个电子表格发展的编年史(以 Excel、Google Sheet、Airtable 为主)和各个产品的发展史,但把他们按照时代串联在一起的时候能感受到一种波澜壮阔的感觉,如果您是会员,可以点击查看

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